別再為瞎忙加班！心理學家教你「這樣算」揪出時間浪費在哪

每天都忙到快瘋掉，小心，你可能已經忙上癮。組織心理學家曾娜．艾芙瑞特（Zena Everett）輔導對象遍及全球各大企業，在《瘋狂忙碌拯救法》中提出「腦袋留白時段模型」協助分析我們到底把工作時間都花在哪裡，從中篩選出雜務與真正有影響力的工作，進而改善生產力低落的問題，把時間留給自己。以下為原書摘文： 要放掉什麼？

除非你深入探討自己實際上如何運用時間，不然的話，認為自己可以在每一個星期裡再多擠出一點時間只是空想，更別說要完成清單上所有的工作了。你應該做什麼，又應該放掉什麼？ 以下是我創立的腦袋留白時段模型（Head Space Model），這個模型會告訴你：

你一整個星期做了哪些事。 你可以從哪裡勻出額外的腦袋留白時段。

腦袋留白時段是創造出色職涯的根基，這指的是你要挪出時間，專用於處理新的專案、從策略層面思考、學習新事物、進行職涯發展對話、培養關係、贏得獎勵、爭取業務、回頭檢視瑣碎細節以便在問題惡化之前先行修正、做研究、保有領域專家的地位，凡此種種。這裡就是你能多做一點事來改變賽局的著力點，是瘋狂忙碌的對立面。

腦袋留白時段模型可以用來診斷你把時間都用到哪裡去了？

可用時間：你每個星期有多少個鐘頭可以用在工作上？ 核心工作：你要花多少時間才能完成明文規定的工作範疇？理想上，你應該要知道這個數字，就職手冊／交接文件中應該要有相關資訊：「當你能夠勝任之後，輸入這些訂購單應該要花90分鐘。」諸如此類。除非你的工作型態是按時收費或是要有工時紀錄，不然這部分很少有人談，但即便使用這些制度，在最好的狀況下，實際工作時間通常也都是粗略的估算。工時學的相關研究被視為已經過時了。 突發意外：可想而知，總是會有很多額外的「我可不可以拜託你⋯⋯」這類事情跑出來；通常1星期，你應撥出多少時間來應付這種事？ 例行行政工作：這些都是小事，但就耗掉了你的時間。要算到會議延遲開始或拖著不結束的時間、尋找密碼的時間、重新安排會議後的致電通知、在Slack／Teams／Skype等即時通訊軟體之間切來切去、因應重複的流程以及為了讓組織能運作下去所必要的核心行政工作。

在理想的狀態下，你要記錄2個星期左右的工時，之後你可以用15分鐘的時間來完成這項演練。

爭取腦袋留白時段、設下界限

以下是一個整理好的範例。且讓我們假設你1個星期要工作48個小時（我們先假裝你沒有隨時隨地檢查電子郵件，周末不工作，下班以後也不會登入電腦）。在這當中，45個小時都有用途了，所以你1個星期僅有3個小時的腦袋留白時段，或可用來從事額外活動的時間。你這樣怎麼有可能再承擔新的責任？

下一次當你要辦團隊異地訓練時，做一次腦袋留白時段模型練習，勾畫出工作時間分配的狀況，看看有誰成為接下突發意外的倒楣鬼。你可以讓個別成員都做模型演練，然後畫出整個團隊的分數分布。你會看到是哪一個人花太多的時間才把工作做完，又是誰因為自身的效率太高成為犧牲者，被別人丟了太多工作。

你的目標是以最高的效率完成任務，以騰出腦袋留白時段。

如果你需要更多腦袋留白時段（我也認為你需要），那麼，延長工時並非解決方案；你或許可以偶爾選擇這麼做，甚至，這麼做還會讓你感到亢奮，但這應只是例外情況。

提高生產力的重點不在於延長工作時間，而是要選擇最具影響力的任務。還有，如果組織以為付你薪水你就要隨傳隨到，那麼，設下界限也是重點之一。

（本文摘自／瘋狂忙碌拯救法：專門獻給那些忙到沒時間看生產力書籍的讀者！／大塊文化）